不動産の売却時に必要な書類

不動産の売買取引では売買契約書以外にも、物件に付随する様々な書類の引き渡しが行われます。
これらの書類は取引する不動産の客観的な内容を説明・証明することに役立ち、売主と買主の間で認識違いが生まれないようするためにとても重要です。

１．なぜ書類が必要か

言うまでもなく不動産の売買は多くの方にとって日常的な取引でなく、専門的な知識も必要となります。
また動く金額も大きいため、失敗は許されません。
不動産取引では以下に掲げるような内容が重要であることは言うまでもありませんが、この様な取引の根幹にかかわる重要な事柄は、実は売買契約書には殆ど記載されません。

売買契約に記載されるのは原則として売主・買主の権利義務関係、つまり売主はいくらで不動産を売却し、買主はいつまでに代金を支払うのかという点とそれに付随する内容が中心で、物件に関する概要は所在地や面積、建物構造などごく一部にとどまるからです。
ではこれらの重要な内容がどのように確認されるのかというと、口頭では言った言わないのトラブルが起こりますので、原則は全て公的な書面で確認し、公的な書面が存在しない事柄（隣人とのトラブルなど）に関しては、売主が書面により告知をします。
引き渡しが終わった後で「こんなはずではなかった！」と言うことが無いよう、売主と買主は契約前に物件に関して理解しておくべき事柄は全て書類によって把握しておく必要があります。

２．不動産売却時に必要となる書類等

不動産売買において必要となる書類は取引に応じて異なりますが、ここでは殆どの取引で必要となる基本的な書類を取り上げています。
大事なことは不動産を売却する直前になってから書類を揃えようとしても無くなっていたり、準備や再発行をしようとしても時間や費用が掛かるものがあるということです。
特に相続にかかわる不動産売却の場合、相続税の納付期限という時間的な制限が関係してくることがありますので、今は売却を検討していないという場合であっても予め書類の有無だけは確認をしておいた方が良いと思います。
相続はある日突然訪れるものであるということを忘れないでほしいと思います。

＜土地・建物共通＞

書類の名称	内容
登記済権利証 （登記識別情報）	不動産の取得時に交付される、所有者のみが持っている書類なので、対外的に真の所有者であることの証明になります。 紛失しても再発行されませんので注意が必要です。 従来は紙綴りでしたが、2004年以降は登記識別情報と名を変えて、英数字を組み合わせたパスワードのような形で不動産の特定した用紙が交付されるようになりました。
本人を確定する書類	運転免許証、パスポートなど なりすまし防止のために必要となるものなので、顔写真入りの証明書がない場合、保険証や年金手帳など2種類が必要になります。
実印・印鑑証明書	契約書への押印、所有権移転登記の委任状などには実印での押印が求められます。 これも本人確認の一種と考えられます。
住民票・戸籍の附表	権利証（登記識別情報）に記載された住所と現在の住所が異なる場合、住所の移動を確認するために住民票や戸籍の附表が必要になります。 これも本人確認の一種です。
固定資産税納税通知書 評価証明（公租証明）	不動産売買では所有権の移転日に合わせて固定資産税等の精算を行います。 また登録免許税の計算にも利用します。
物件状況確認書 付帯設備表（建物のみ）	引き渡す不動産の現在の状況について幅広く売主が告知する書類です。 重要な情報の中でも特にマイナスの情報を告知することで将来的なトラブルを回避します。 告知外の問題が引き渡し後に発見された場合には瑕疵担保責任や損害賠償請求の対象になる恐れがあります。
その不動産を取得した時の契約書類や領収書類等	その不動産を取得した時の契約書類等は、そのまま当時の物件概要を把握する書類になるほか、譲渡所得を計算する際の取得費の根拠書類にもなる貴重な書類です。
登記簿謄本（登記事項証明書）、地図・公図、地積測量図、建物図面等	これらは法務局で揃えられる書類です。 不動産は第三者に対して不動産の権利関係や面積、位置関係、建物の大きさ等を明示するための書類が法務局（登記所）に備え付けられています。 これらは誰でも取得できますので、通常は不動産業者が揃える書類です。

＜土地＞

書類の名称	内容
土地の測量図・境界確認書	土地を売却する際には非常に重要な書類です。 特に境界確認書は隣地の土地所有者と土地の境界線について合意した書類ですので、これが無いと将来的に境界トラブルが起きる可能性があります。 新たに取り交わそうとする場合、相手のあることなので必ず作成できるとは限りませんし、時間もかかります。 境界確定が出来れていれば専門家（土地家屋調査士等）に依頼すれば確定測量図が作成できますが、もし境界が未確定の場合には現況の状態で測量した現況測量図を作成します。
地盤調査報告書等	地中埋設物や土壌汚染等の調査を行っている場合には、その調査報告書
借地契約書	土地が借地の場合には、地主との賃貸借契約書類は必須です。

 

＜建物＞

書類の名称	内容
建築確認申請書 建築確認済証 検査済証	建物の計画段階と竣工後に役所が建築基準法等の法令に違反していないことを確認し、問題ないと証明した書類ですので一戸建てあるいは一棟の建物を売却する際には最重要の書類ですが、紛失してしまうと再発行はできません。 また増改築を行っている場合には、増改築時の書類も必要です。
設計図書等	竣工図面や検査報告書、部材の使用リスト、保証書、各種工事写真や公的な申請書（及び受理証）、報告書など建物建築時あるいは修繕時の記録等です。 これらの書類が揃っていればいるほど、買主は安心ですし、売買価格の値引き交渉の材料にされることもなくなります。
建物状況調査報告書	昨今はインスペクションという言葉も一般的になりましたが、専門機関による客観的な建物の状態を評価した書類です。 買主が安心して取引をするために極めて重要な書類です。
住宅性能評価書	住宅品質確保促進法に基づく評価を受けている場合の評価書となります。
耐震診断記録 アズベスト使用調査報告書	古い建物を売却する際には、これらの書類があることで事実関係がはっきりします。 特に一戸建ての場合は耐震診断の有無は重要度が高いです。
(分譲マンションの) 管理規約 使用細則	分譲マンションは区分所有された部屋の集合体ですので、建物全体について管理組合で定めた管理規約等を新しい区分所有者も遵守する必要があります。
（分譲マンションの） 重要事項の調査報告書	そのマンションにおける管理費や修繕積立金の積立額や滞納額、大規模修繕計画等、マンション全体についての報告書です。 通常は建物の管理受託をしている管理会社に発行依頼します。
（賃貸物件の） 賃貸借契約書、敷金預り証など	建物を第三者に貸している場合には、買主が賃貸借契約を引き継ぐことになりますので、必ず引き渡しをする必要があります。
ローン残高証明書	売却不動産に売主の金融機関等からのローンが残っている場合には、売却代金を返済に充てて抵当権を抹消することが一般的ですので、残高確認しておく必要があります。 （買主から提示を求められることもあります）

 

＜その他＞

その不動産を取得した時の契約書類等

その当時に行われた調査等が確認できますので売主・買主だけでなく仲介する不動産会社にとっても大変重宝します。

これ以外にも地方自治体が作成している「ハザードマップ」や「水害履歴」、周辺環境や施設が分かる「地図」、土壌汚染の可能性がある建物や施設の届け出の内容、遺跡等が埋まっている可能性を知るための「埋蔵文化財宝蔵地の地図」などを揃えるようにします。
これらの書類は不動産業者が自らの権限や売主の代理人として揃えられる書類もありますが、売主本人でないと揃えられないものもあります。
詳細は売却を依頼する不動産業者に説明を受けるようにして頂ければと思います。

３．２０１８年の宅建業法の改正

２０１８年４月１日より宅建業法が改正され、宅建業者は不動産売買において売主が以下の書類を保存しているかどうかを調査し報告することが義務付けられました。

これは欧米諸国と比べ取引が低調な我が国の中古住宅の流通促進を図るため、購入者が安心して取引が出来るよう、これらの書類の有無を媒介（仲介）する宅建業者が事前に確認するよう義務付けられたものです。
但し、ここに取り上げた書類はあくまでも原則的なものであり、不動産という個別性の強い商品の取引においては、他にも必要な書類があるということはご理解ください。

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不動産取引では売主しか所有していない重要書類がたくさんあります。
これらの書類が揃っていればいるほど買主は安心して取引ができ、逆に書類が散逸して不備があれば不動産の売れ行きや価格に大きく影響しますし、将来のトラブルにもつながり兼ねません。
古い時期に手にいれた不動産であればこれらの書類が無くなってしまっていることも少なくありませんが、不動産の売却を考えるのであれば一度これらの書類の有無を確認しておくことをお勧めします。
もし見当たらない書類がある様であれば、再作成や再発行が出来るものであれば早めに手続きを行っておく必要がありますし、再発行等が出来ない場合でも時間があれば次善の策を打つことが可能になるからです。